上手な仕事の進め方
seanon目的のない仕事はありません。期日や納期など、期限のない仕事もありません。これらを果たせないと、ビジネスパーソンとしてのあなたの評価も下がってしまいます。
いい仕事をするには、まず的確な状況把握が必要です。ここでは、「仕事の基本」を学びます。
仕事のなりたち
仕事は 5W1H(3H)から成り立っていると考えましょう。
What なにを、なにに、なにが
Who 誰に、誰が
Where どこで、どこを、どこが、どこに(職場の状況)
When いつから、いつまで(納期)
Why なぜ、どうして、なんのために
How どのように、どんなやりかたで
How much いくらで(コスト)
How many いくつ、どのくらい
指示を受けたり、伝言するときは、内容にもれがないよう5W1H(3H)に照らし合わせてチェックします。
基本的な心構え
目的意識
どんな仕事にも目標があります。資料作成は会議のため、会議は営業方針を決めるため、営業方針は売上目標達成のため、とそれぞれ目的があり、会社の大きな目標につながります。
常に目的を踏まえ「何を、いつまでに、どのようにやるか」を確認しながら仕事を進めましょう。
納期意識
仕事には必ず期限があります。資料が会議に間に合わないと、指示を出した人が困り、会議の出席者が困り、案件の決済が延びれば、関連部署や取引先の業務が遅れます。
仕事は、納期意識を持って約束の期日・時間までにきちんと終わらせましょう。
改善意識
仕事の進め方には工夫の余地があります。資料作成にしても図の配置や綴じ方を工夫することで、見やすいものが作れます。
もっといいものが、もっと速く、もっと楽に、もっと安くできるかもしれない、と改善意識を持ちながら仕事に取り組みましょう。
品質意識
作成した資料にミスがあると、その仕事は期待水準に達しません。逆に丁寧過ぎて時間ばかりかかるのもいけません。
自分の仕事に何が求められているかを考え、要求されている質をクリアするようにしましょう。
仕事の進め方(マネジメント)
どんな仕事も、計画 Plan →実行 Do → 検討 Check →対策 Actionのサイクルに沿って進められます。「行き当たりばったり」ではいけません。チェックを重ねることで、進行状況を把握でき、仕事もはかどります。自分の仕事をしっかり管理(マネジメント)しましょう。
計画 Plan
1.状況把握：5W3Hを確認、仕事の背景や状況、優先順位を理解。
2.目標設定:目標の量、質、時間を見極めます。
3.手順を決める:状況にあわせて、効率的な段取りを考えます。
4.準備:情報収集、必要な資料や器材などの収集。
→実施案が決まる:1~4のプロセスで、実施案が定まります。
実行 Do
計画に沿って仕事を進めます。必要なものを作成したり、関係者に連絡を入れたり、まさに積極的に仕事を進める段階です。
1.計画通りに:後の予定に影響するので、その日の仕事はその日のうちに終わらせましょう。
2.効率化:必要なものがすぐ取り出せるよう整理整頓、繰り返しの仕事は手順をメモしておく、など効率アップの工夫をしましょう。
検討 Check
1.進行状況のチェック:1 日ごと、ひと仕事ごとに進行状況を確認。
2.計画との照らし合わせ:計画通りか、計画に無理はないかを確認。
3.連絡・報告:問題があれば、関係者にすぐ連絡・報告をします。
対策 Action
チェックした事柄から、次に必要な処理を考え実行します。問題の原因を考え、同じ失敗を繰り返さないよう、対策を考えます。
